Os 10 mandamentos do Email

Em nossas terras, o primeiro veículo de Comunicação institucional foi inaugurado pelo grande Agente da Passiva da história, Sr. Pero Vaz de Caminha, através de uma carta que deve ter demorado uns quatro meses para chegar até o Rei. A partir daí muitos pombos-correios cruzaram os céus levando as mais diversas missivas de guerra e de amor; como também muitos pregoeiros anunciaram seus produtos pelas esquinas, no grito.

Cartas e carteiros começaram a caminhar até seus destinatários, passo a passo.  Até que um belo dia surgiu por aqui o jornal, o jornaleiro e o jornalista; imprensa, opinião pública e reportagem. Depois veio a radiodifusão com seus artistas, programas de auditório e um sucesso nunca antes visto, tudo ao vivo.

Eis que num estalar de transistores – em Videotape - surge a televisão, e há um tempinho, para dar a este veículo o imediatismo necessário, surgem os satélites e a nossa Embratel.

Bem, acho que já fica claro que para a Comunicação existem diversos objetivos, como: amplitude de audiência, compreensão da mensagem, simplificação do código, facilidade de acesso ao canal, diminuição de ruídos, etc. Porém, a sua busca fundamental é por velocidade.

 Assim, chegamos à internet. E para entramos mais em nosso assunto preferido, que é Comunicação Interna, nos deparamos com o popular, E-mail. Uma ferramenta de Comunicação extraordinária, de velocidade incrível e com possibilidades inúmeras de contatos entre o receptor e o emissor da mensagem. Além de possuir características de formalidade e informalidade ao mesmo tempo, pois quem dá essa percepção é a circunstância em que a mensagem está envolvida.

Arrisco dizer que todas as empresas do mundo, hoje, mantenham algum nível de Comunicação entre seu público interno através de E-mail; em algum momento, de alguma forma, por algum motivo. Mas também acredito que pouquíssimas empresas, no mundo, se preocupem, trabalhem e valorizem este admirável veículo com a importância que ele tem.

Em minha opinião, quando o assunto é Comunicação nada se inicia do 80, tudo tem que começar no 8. Então, como estamos bastante defasados em relação à atenção ao uso do E-mail nas empresas, não adianta queremos rezar uma missa inteira agora, precisamos começar lá atrás, nos 10 mandamentos:

I – E-mails profissionais precisam ser respondidos no momento em que são vistos.

II – Antes de discordar de algo relatado em um E-mail, leia o histórico das mensagens.

III – Não organizar E-mails por assuntos é pecado mortal.

IV – Pense duas vezes antes de negar uma informação que alguém diz ser sua, e que pode comprovar através de E-mail enviado por você.

V – Não perca tempo se angustiando com sua Caixa de Entrada, perca tempo a esvaziando.

VI – Antes de enviar um E-mail nunca deixe de revisar os endereços que o receberão.

VII – Excluir E-mails, definitivamente, pode lhe conduzir a um inferno nunca visitado antes.

VIII – Por maior que seja a intimidade, E-mails profissionais precisam de formalidade para serem compreendidos totalmente.

IX – Honrar data e horário, sempre.

X – Não menospreze nenhuma palavra, logo, nunca pratique leitura diagonal em um E-mail profissional.